论开展税务档案编研的方向和途径-报告总结

    档案编研是指以档案馆（室）藏档案为主要对象，以主动提供档案信息内容为目的，按照一定的题目，对档案文献进行收选和不同程度的科学加工，使之转化为相关出版物(包括内部发行)，为社会提供档案信息服务的工作。其宗旨是要系统开发馆藏档案信息资源，把本馆的档案资料按专题、部门、类别进行加工、编排出版。编写的参考资料问题集中，内容准确，概括性、系统性和实用性强，为查找档案史料提供线索，对总结经验有着重要的参考价值。目前我局税务档案编研工作起步晚、难点多，面临着巨大的压力，这种压力使我们认真思考档案编研工作中存在的问题及原因，研究探索税务档案的编研方向和途

  一、开展税务档案编研工作面临的问题
  （一）缺少编研税务档案的成熟经验
  近两年，全系统的税务档案工作重点放在了规范制度、强化基础管理、初步开展档案利用上，很少开展税务档案的编辑与研究工作，没有很好地研究税务档案的内容、相互之间的联系和规律，不清楚编写哪些资料才能更好地满足征管工作需求，如何开展深层次的编辑与研究工
  （二）传统档案编研的选题面窄，汇编多研究少，实用性不强
  从各局1994——2004年编写的编研材料来看，普遍存在着选题面窄、实用性不强的问题。档案编研材料90%以上是机构沿革、大事记，反映税收工作的很少，为完成任务编的多，为主动提供服务编的少。一方面编研材料大多为一些原始资料、统计资料和基本事实的简单罗列，不能满足利用者的深层需求，主要原因是选题前缺乏调查研究，缺少编研的针对性和有效性。另一方面编研材料很少有涉及税务档案的题材，即使有也主要集中在税收统计和基础信息汇编等方面，主要原因是以前十年税务档案没有实现规范化管理，档案信息资料不便于查找，无法对税务档案信息开展编研工
  （三）从事编研工作的档案人员素质有待提高
  开展编研工作，档案人员必须熟悉馆（室）藏税务档案和各项税收业务管理工作，要掌握编研的原则、方法、要求和相关的专业知识，要有一定的逻辑、文字写作能力，要对选用的材料进行浓缩加工、数据处理、对比分析和综合研究与评述，以至提出预测、展望、发展趋势和建议等，对编者的综合素质能力要求较高。通过调查发现各区县局档案人员在编制人数、知识层次和人员素质上差距较大，大部分并不具备进行档案编研的现实条件，这也是影响编研质量的重要原
税务档案编研工作起步较晚，但起点要高，就要认真分析以上问题，有的放矢，认真研究征管业务工作对税务档案的需求，系统掌握馆（室）藏档案的构成和特点，进行综合分析和汇总才能正确确定税务档案编研的方向和途径。

  二、地税系统在税收征收管理工作中对税务档案信息资源的需求
  了解掌握税收征管工作对各类档案的需求内容、数量和比例，是确定档案编研方向、选定编辑研究课题重点的基础和保证。为了做好税务档案编研工作，档案处开展了全系统税务档案借阅利用调研工作，采取以《税务档案借阅利用情况调查问卷》为主，结合重点单位走访调查、与税务档案工作人员个别交谈等方式进行调查。根据对全系统利用税务档案的调查统计，从实现税务档案集中管理后，截止到2005年6月20日，共有669人次借阅利用税务档案共
  （一）档案借阅利用统计
  从借阅税务档案的部门来看，各税政科共借阅217人次、 847卷（各占32.44%，27.72%）；稽查部门共借阅198人次、1139 卷（各占29.60%，37.27%）；纳税服务部门共借阅47人次、248 卷（各占7.03%，8.12%）；管理所（或地区所）共借阅156人次、 497卷（各占23.32%，16.26%）；外单位共借阅26人次、181卷（各占3.89%，5.92%）。从借阅税务档案案卷的利用目的来看，53卷用于出具涉税证明，占利用的1.73%；775卷用于稽查检查的借阅，占25.36%；783卷用于各项专项工作调查，占25.62%；847卷用于查询统计，占27.72%；用于其他目的的占19.57%。从借阅税务档案案卷的种类来看，1994－2003年七大类税务档案借阅利用率由高到低依次是登记类（占26.25％）、缴款书类（占19.37％）、检查类（占19.04％）、其他类（占12.95％）、申报类（12.62％）、税费管理类（占7.57％）、发票类（占 2.20%）。
  （二）各部门主要使用的税务档案种类和内容
  税务稽查检查，评估约谈函告工作中，需要较多的档案是税收缴款书以及登记类、申报类、检查类档案。税政科室则更多需要税费管理类中的减免税类档案，同时税务登记类、检查类档案也具有一定的利用率。纳税服务部门在工作中对登记类档案的利用率最高，申报类、发票类也有一定的利用。基层税务所和科室主要是利用税务档案原件和相关原始信息，而市局各处室所需要的编研资料主要集中在税收征管基础信息和税务检查案件的分类汇总方面。根据归纳分析，发现不同部门对各类税务档案的使用侧重不同，但登记类档案在各类税收档案中是使用频率较高、利用价值最大、利用者范围最广的一类档

  三、地税系统税务档案的构成和档案馆馆藏基本结构
  馆（室）藏结构是指档案馆（档案资料室）保管档案在内容、数量、种类、时间跨度等方面的配比。熟悉馆（室）藏，是做好税务档案编研工作和主动、优质提供档案利用服务的前提。
  （一）税务档案馆（室）藏构成及各类档案的利用价值分析
  1、档案馆馆藏和各区县局室藏税务档案的构成。市局档案馆收藏保管的税务档案包括六类：登记类、申报类、缴款书类、税费管理类、检查类、其他类。目前应接收入馆的税务档案从1994-2000年，内容涵盖了我局在税收征收管理过程中形成的具有永久、长期保存价值的全部税收业务档案。从数量上分析，应入馆档案有1323827卷，其中各类档案数量及比例如下
档案种类登记类申报类缴款书类税费管理类检查类其他类
档案数量 596444 605220 63136 17189 29213 12625
占库藏总量的 % 45.05 45.72 4.77 1.30 2.21 0.95
  从上表可以看出，目前申报类档案占库藏档案数量最多，登记类档案占库藏档案数量也将近一半，而且其保存价值为永久。各区县局、分局档案资料室收藏保管了近三年（即2001—2003年）的申报类、缴款书类、税费管理类、检查类、其他类档案以及发票类的全部档案。目前共保存税务档案746350卷，各类档案数量及比例如下
档案种类申报类缴款书类税费管理类检查类其他类发票类
档案数量 570507 59191 33380 34529 45280 3463
占库藏总量的 % 76.44 7.93 4.47 4.63 6.07 0.46
  从上表可以看出，目前申报类档案占各区县局、分局室藏档案数量最多。从市区两级保存的税务档案总量上看，申报类档案目前所占比例最高达56.79%，登记类档案其次占28.81%，缴款书类档案再次占
  2、各类税务档案的利用价值分析。登记类档案保管期限为永久，应全部移交档案馆保存，包含了纳税人的开业登记、变更登记、停复业登记、注吊销登记等全部登记资料，相当于是纳税户的户籍资料。在当前的征收管理、减免税管理、纳税户管理、纳税评估、税务检查等工作中经常要使用这类资料。虽然核心征管系统中存有相关信息，但在调查取证过程中必须使用档案原件。因此，登记类档案是使用频率较高、利用价值最大、利用者范围最广的一类档案。申报类、缴款书类档案目前数量最多，但从借阅利用数量上仅占12.62％和19.37％，多用于税务稽查检查，评估约谈。因为核心征管系统中已有申报、缴款数据，日常检查和评估工作所需数据大多可以从系统中查询使用。可以看出，该类档案多用于税务检查，特别是大案、要案的专案检查，使用频率相对较低，并且必须使用档案原件。税费管理类档案包括减免税、退税等档案资料，目前在核心征管系统中只有减免税、退税等的基础信息，企业报送的审批材料和其他审批表格只有纸质档案。这些档案使用频率很高，在减免税、退税等审批工作中经常使用，编研工作应以此为重点。检查类档案主要用于税务稽查检查，虽然在检查案件过程中形成的税务检查通知书、税务检查报告等资料能够在核心征管系统中查到电子文件，但是由纳税人提供的纳税资料以及听证笔录原件资料则只有纸质档案资料。检查类档案使用部门有一定的针对性，是相对比较容易开展编研的档案资料。发票类和其他类档案主要是基层部门用于纳税人查询相关详细信息，与纳税个体信息有关，其直接查询利用价值较高，而对税务机关综合管理工作的利用价值相对较
（二）税务档案馆（室）藏档案的特点
1、馆藏内容上具有完整性。档案馆（综合档案室）保存的税务档案涉及了税务机关征收管理工作形成的各类档案资料，馆（室）藏税务档案是一个相互联系的有机整体。
2、馆藏税务档案的动态性。登记类档案是纳税人的户籍资料，随着纳税登记户的情况变化，该类档案案卷随时发生变化。地税系统每年有十几万新开业纳税户，需建立新的档案号和案卷，而原纳税户的纳税登记变更、纳税户注销都会产生新案卷，这些案卷要插到相应档号的案卷盒内，注销档案要从原档案盒中取出，合并集中保存。登记类档案的案卷每年都会产生变
3、利用上具有内向性。我局税务档案资源从范围上讲主要是本单位内部利用，从性质上讲主要是为现实征收管理工作提供服务。

  四、档案馆利用馆藏税务档案开展编研工作的方向和方法
  （一）开展税务档案编研的工作方向
  围绕税务部门税收征管工作这个中心，档案馆（档案资料室）应利用自身的优势和便利条件，在分析利用需求的基础上，针对馆藏税务档案的内容和特点，开展多种层次的编研加工。编研工作应针对那些使用率较高、需要查找、搜集、整理多种档案资料，在原始档案基础上经过加工的二次档案信息资
  1、税务档案的初级编辑。及时对税务档案借阅情况进行统计、分析，根据借阅需求编制全宗介绍、档案馆（室）指南、税务档案库房保管指南等必备检索工具，在此基础上，有针对性地编制多种形式的档案目录，为利用库藏税务档案提供方
  2、税务档案的深层次编辑研究。积极主动地开展编研，就要求税务档案人员对税务档案信息除进行初次加工外，还应将重点放在能系统地提供高度浓缩的档案信息的二、三次加工产品上。即应将分散的档案资料数据集中起来，做出有针对性的统计和分析，以使税务档案的利用变得更系统更直观，并极大地节省业务人员查询资料的时间。在税务档案编研工作中确定服务对象和服务领域。综观原来档案编研工作可以看出并没有针对性的服务对象，大事记、数字汇编一类的编研材料阅读范围很广，但服务针对性较低。我们可以在编研工作中针对不同需求对象编制不同的材料。（1）以市局领导和中心工作作为服务对象和编研目的，以档案信息资料与现实需要相结合，直接为领导服务。（2）以专业工作作为服务对象和编研目的。纳税评估工作需要纳税人的相关涉税信息，可以对核心征管系统的宏观数据进行统计分析，如按“标准行业”、按时间段（年度或季度）编辑宏观数据的变化情况。对税务检查档案的汇总编研。根据基层税务部门和市局税政处室对检查类档案需求的程度，可以对多年税务检查档案进行汇总，对同行业、同类型的纳税人的共性违法类型及违法手段进行汇总、分析，便于在今后工作中，各相关部门参考借鉴。由于税收征管工作是一项连续性很强的业务工作，对同行业、同类型纳税人的共性违法类型和违法手段进行统计和汇总，可以为税务机关制定相应的防治策略。而且在对纳税人违法行为实施监督的过程中，可以以较长年度的相关数据做依据，掌握和对比以前年度的监督监测数据，对纳税人违法类型和手段的倾向性进行分析预测。（3）以专项工作作为服务对象和编研目的。如对涉奥纳税人的税务档案进行编辑研究，全面收集、归纳、分析涉奥纳税人的基础信息、经营状况、纳税情况、减免税等情况，为涉奥税收工作更好地服务。（4）以重点纳税户作为编研目的。按行业、税种等标准对市级或区级重点税源户进行编辑研究，全面收集、归纳、分析重点税源户的基础信息、经营状况、纳税情况、减免税等情况，为税源管理工作更好地服务。
  3、针对馆（室）藏进行编研。从市、区两级馆（室）藏档案的数量、使用频率、利用价值上看，档案馆应着重开发长项、综合类编研材料，档案室应重点贴近中心工作开发专门、近期、针对性的编研。就基层单位档案工作的实际情况而言，基层档案编研工作的定位应以“编”为
  （二）开展税务档案编研的工作方法
  1、税务档案编研必须紧紧围绕税收征管工作展开。通过调查问卷可得知，对税务档案的利用是紧紧围绕着我局税收征管这一中心工作的。因此，只有了解和掌握我局的中心工作，随时跟踪调查地税系统在征管检查工作中利用税务档案的情况，及时归纳总结利用需求方向，主动利用馆藏税务档案资料开展编研工作，才能做到心中有数，才能确保编研选题在大方向上与中心工作保持一致，不偏离利用需求，更好地服务于税收征管中心工
  2、加强前期选题工作，取材要科学化。选题前调查应包括档案需求、馆藏档案、档案基础管理水平，三项内容缺一不可。因为编研作为一种复杂的智力型投入，本身带有较强的研究性质，选题前调查走过场，就会在现实操作过程中出现盲目性、随意性，就必然造成选题面窄、编多研少、实用性差等问
  3、成果多样化，在编研材料的内容和形式上，由单一性向多样化转换。内容上应更广泛，凡是工作中经常需要的登记、减免税、评估等资料都可以编。在形式上，文字性的编研材料可以是叙述式的，也可以采用索引式、图表式的，检索型编研成果有以下几种形式，汇编型、简介型、撰述型。税务档案编研工作更应借助我局的信息化建设，利用网络技术，将传统的档案编研转变为全面的开放系统，使档案编研成果电子化，将档案编研成果上网，全面提高编研工作的质
  4、加强档案编研人员业务培训,是搞好编研工作的关键。编研工作的成效很大程度上取决于开展工作的组织措施和编研人员的素质。作为税务档案管理人员，做好编研工作，至少应具备两方面的业务知识：档案编研知识和税收征管知识。目前档案馆档案管理人员多缺乏档案编研知识的系统学习，有必要加强对编研知识与技能的学习，有针对性地开办有关档案编研工作的培训课程，同时也有必要对档案馆税务档案管理人员经常进行税收征管知识的培训，以提高编研能
      5、加强合作，联合编研是开拓税务档案编研工作的新思路。做好档案编研工作，开发档案信息。档案人员应主动配合本单位其他部门开发档案信息和编写出有深层次的档案编研作品，及时地将档案资料提供给有关部门，为他们创造条件，提供方便。
    当代社会对信息资源共享的要求，使编研工作具备了更广泛的社会性。档案馆编研人员应该走出档案馆，加强同其他档案馆(室)和区县局之间编研信息的交流，互相提供编研工作思路和材料，共同开发税务档案信息资源，走出一条税务信息资源共享，锐意开拓，合作进取的新路